Memopagi-Blitar- Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Blitar melakukan terobosan digitalisasi arsip tanah (Letter C) dengan mengadakan bimbingan teknis dan pendampingan di setiap desa.
Program ini dilatarbelakangi atas kondisi arsip administrasi pertanahan pada desa dan kelurahan di Kabupaten Blitar yang kondisinya memprihatinkan. Dari inventarisasi Letter C dilakukan oleh Arsiparis, Kabupaten Blitar, diprediksi bahwa buku letter C pada 220 desa dan 28 kelurahan, sekitar 72 % mengalami rusak berat dan sisanya rusak sedang dan ringan.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Blitar, Dr Jumali, SPd, MAP mengungkapkan, pencatatan tanah dalam format letter C telah ada sejak kolonial Inggris. Dokumen letter C dilanjutkan oleh Kolonial Belanda melalui sistem Landrete. Kertas pada Letter C umumnya terbuat dari bahan yang mudah rusak oleh waktu, lingkungan seperti kelembaban, suhu ekstrem, dan hama.
‘’Selain sudah berumur, banyak terjadi kerusakan data atau hilang dikarenakan bencana alam,’’tambah Jumali, lulusan Doktor Universitas Brawijaya, Malang ini.
Diakuinya, meskipun secara regulasi, buku letter C tidak lagi diakui sebagai bukti kepemilikan atas tanah, namun keberadaannya masih digunakan sebagai petunjuk mengurus sertipikat tanah. Kutipan letter C masih memegang peranan penting dalam praktik di masyarakat. Kutipan Buku Letter C dapat digunakan sebagai hak kepemilikan atas daftar pajak, nama pemilik letter C, nama pemilik awal sampai akhir, nama urut pemilik, nomor persil, tanda tangan dan stempel kepada desa atau lurah.
Oleh karena itu, lanjut Jumali, mengingat peran penting arsip tanah letter C tersebut, Dispusip Kabupaten Blitar melakukan penyelematan arsip Letter C melalui upaya digitalisasi arsip tanah letter C fisik ke dalam format digital dengan memanfaatkan aplikasi SIAP (Sistem Informasi Arsip Pertanahan) sebagai sarana penyimpanan dan akses informasi riwayat pertanahan.
Jumali menjelaskan aplikasi SIAP ini tidak membebani anggaran APBD karena menggunakan sistem ATM (ambil, tiru dan modifikasi) yang dilaksanakan oleh Dinas Komunikasi, Informasi dan Statistik. Sedangkan proses bisnis dibuat sendiri oleh para Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. ‘’’Jadi aplikasi dan proses bisnis ini tidak berbayar, desa hanya menyediakan tenaga, tempat dan sarana komputer, kami latih sampai bisa,’’katanya.
Inovasi dalam penyelematan arsip ini, lanjut Kadispusip, adalah menggunakan pendekatan teknologi informasi dalam upaya penyelamatan arsip. Dimana, penyelamatan arsip tidak sekedar mengalihmediakan arsip fisik atau kertas ke dalam format digital, namun sekaligus juga disediakan sarana penyimpanan informasi riwayat arsip digital yang lengkap, utuh, informasi tentang pemilik tanah meliputi, data bidang tanah, riwayat kepemilikan, perubahan peralihan hak atas tanah dan bukti dukung peralihan hak atas tanah informasi lokasi tanah berbasis GPS (Global Positioning System).
Informasi secara utuh artinya seluruh informasi tersebut tersajikan secara utuh dalam satu kesatuan berkas yang tidak terpisahkan. Sedangkan, informasi secara autentik dan terpercaya berarti bahwa arsip digital hasil alih media dan digitasi dapat dipergunakan sebagai alat bukti yang sah sebagaimana arsip aslinya.
‘’Program digitalisasi arsip Letter C ini juga dalam rangka mendukung prioritas program Bupati dan Wakil Bupati Blitar dan salah satu 17 program Prabowo-Gibran, yakni penguatan pendidikan, sains, dan teknologi serta digitalisasi, Di dalamnya, terdapat tata kelola untuk melakukan percepatan pembangunan digitalisasi infrastruktur nasional. Dan salah satu program nasional tersebut adalah Desa Digital,’’kata Jumali.
Dengan aplikasi SIAP ini, Jumali berharap, selain arsip letter C baik fisik maupun informasi riwayatnya terselamatkan, juga menjamin keberlanjutan pelaksanaan digitalisasi arsip tanah letter C oleh Pemerintah Desa dan Kelurahan. Hal ini dikarenakan tersedianya sarana akses informasi pertanahan yang lebih mudah, cepat dan lengkap. Melalui penyediaan informasi pertanahan yang mudah, cepat dan lengkap tersebut, diharapkan terwujudnya peningkatan kualitas layanan publik pemerintah.
Jumali mengungkapkan, aplikasi SIAP ini merupakan proyek perubahan (Proper) dalam rangka mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tingkat II Angkatan XII Tahun 2025 di Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia ( BPSDM) Propinsi Jawa Timur. Dimana dalam pelaksanaan tahun ini 2025 dilakukan penerapan aplikasi SIAP atau digitalisasi arsip tanah letter C pada 17 (tujuh belas) desa/kelurahan sebagai pilot project.
Tujuh belas desa tersebut adalah: Kelurahan Sukorejo, Kelurahan Jingglong (Kecamatan Sutojayan), Kelurahan Wlingi Kecamatan Wlingi) Desa Siraman, Desa Kesamben, Desa Pagergunung, Desa Jugo, Desa Kemirigede, Desa Tepas (Kecamatan Kesamben). Kemudian, Desa Jabung (Kecamatan Talun), Desa Sukosewu (Kecamatan Gandusari), Desa Dayu Kecamatan Nglegok.
Selanjutnya, Desa Binangun (Kecamatan Binangun), Desa Popoh (Kecamatan Selopuro), Desa Boro (Kecamata Selorejo), Desa Sumberarum (Kecamatan Wates), dan Desa Kalipucung (Kecamaran Sanankulon).
“Diharapkan tahun depan jumlah desa yang mendapat kegiatan digitalisasi arsip tanah letter C bertambah. Sehingga semua desa dan kelurahan dapat tuntas digitalisasi letter C dalam waktu yang cepat,’’ pungkas Jumali. **
